Shownotes Lean & Lead Podcast #65
Die Maßnahme steht. Das Problem noch nicht.
Über 5W2H und die Frage, was ihr eigentlich lösen wollt.
Donnerstag, kurz nach neun. Im Shopfloor-Meeting steht ein Kundenauftrag auf Rot, der Liefertermin ist morgen. Einer sagt: „Die Auftragsvorbereitung war schon wieder zu spät. Die müssen wir noch einmal schulen.“ Ein paar Köpfe nicken. Die Schulung steht schon auf der Liste. Nur hat bisher niemand nachgesehen, worauf der Auftrag eigentlich gewartet hat.
In dieser Folge begleiten wir den Auftrag 0815 von „Die waren wieder zu spät“ bis zu einer Problembeschreibung, mit der ein Team wirklich arbeiten kann. Dafür nutze ich 5W2H: sieben einfache Fragen, die Beobachtung und Vermutung auseinanderhalten. Auch dann, wenn die Vermutung ziemlich überzeugend klingt.
In dieser Folge geht es darum
- warum Sofortmaßnahme und Ursachenklärung kein Entweder-oder sind
- warum „zu spät“ einen Bezugspunkt braucht und auch der Standard selbst geprüft werden muss
- was Kiplings „sechs ehrliche Diener“ mit Problemlösung zu tun haben
- wie du die sieben Fragen von 5W2H an einem konkreten Fall durchgehst
- warum der Ort, an dem Arbeit wartet, nicht automatisch der Grund ist, warum sie wartet
- wie du reagierst, wenn jemand eine unbequeme Information auf den Tisch legt
- und warum neue Formulare und Unterschriftenlisten selten an der Grundursache ansetzen
Die sieben Fragen
- Was? Welche konkrete Abweichung zwischen vereinbartem und tatsächlichem Zustand liegt vor?
- Wo? Wo wird sie sichtbar? Wo muss der Verlauf untersucht werden?
- Wann? Welche Zeitpunkte und welcher Verlauf sind dokumentiert?
- Wer? Welche Rollen sind beteiligt, betroffen oder können Auskunft geben?
- Warum? Hier zunächst: Warum ist die Abweichung wichtig? Die Ursache prüft ihr danach.
- Wie? Woran und auf welchem Weg zeigt sich die Abweichung?
- Wie viel? Welcher Umfang, welche Häufigkeit, welche Folgen sind bekannt? Was fehlt noch?
Nicht jede Störung braucht alle Fragen in gleicher Tiefe. Nimm die, die euch helfen, den Fall zu verstehen.
Drei Impulse
- Erst die Abweichung, dann die Maßnahme. Fragt vor jedem Beschluss: Was sollte passieren? Was ist tatsächlich passiert? Und wie groß ist die Lücke dazwischen?
- Fakten sammeln, sofort. Ihr müsst nicht warten, bis alle Führungskräfte am Tisch sitzen. Erfasst die Fragen innerhalb von 24 Stunden und trennt dabei: Das wissen wir. Das vermuten wir. Jede offene Frage bekommt eine zuständige Person und einen Termin.
- Grundursache statt Verwaltungsaufwand. Ein neues Formular, eine weitere Unterschrift oder noch ein Reporting fühlen sich nach Handeln an. Prüft, ob die Maßnahme wirklich verhindert, dass es wieder passiert, und legt fest, woran ihr die Wirkung erkennt.
Dein Wochen-Impuls
Nimm einen Punkt aus eurer Maßnahmenliste. Möglichst einen, der schon zum zweiten Mal auftaucht. Bevor ihr die nächste Maßnahme beschließt, frag:
- Welche konkrete Abweichung wollen wir damit verändern?
- Was davon wissen wir, und was vermuten wir nur?
- Welche Information können wir bis zum nächsten Termin prüfen?
Und gib den „sieben Dienern“ dabei keine Pause, auch nicht von neun bis fünf. 😉
Vielleicht bleibt eure Maßnahme dieselbe. Dann habt ihr einen besseren Grund dafür. Schreib mir gern über LinkedIn oder per E-Mail, wie es ausgegangen ist und welchen Aha-Moment es gab.
Die „sechs ehrlichen Diener“ nach Kipling
Rudyard Kipling, der Autor des Dschungelbuchs, hat 1902 ein kleines Gedicht über die W-Fragen geschrieben. Es beginnt so:
I keep six honest serving-men: (They taught me all I knew) Their names are What and Where and When And How and Why and Who.
Auf Deutsch: Ich habe sechs ehrliche Diener, sie haben mir alles beigebracht, was ich weiß. Sie heißen Was, Wo, Wann, Wie, Warum und Wer.
Bei Kipling haben die Diener von neun bis fünf frei. Kinder dagegen fragen rund um die Uhr. In der Problemlösung brauchen wir die Fragen gerade im Tagesgeschäft. Und mit „Wie viel“ noch einen siebten Diener dazu.
Quelle: Rudyard Kipling (1902), Just So Stories, Gedicht nach „The Elephant’s Child“. Volltext gemeinfrei bei Project Gutenberg: https://www.gutenberg.org/ebooks/2781
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