Immer wieder höre ich im Industrieumfeld: "Oh man... immer dieses ständige FIREFIGHTING".

Vielleicht kommt dir das auch bekannt vor und du findest dich auch in einem "Firefighting Unternehmen" wieder. Unverhofft treten Problem auf und diese benötigen SOFORT die volle Aufmerksamkeit. Alle anderen Aktivitäten bleiben auf der Strecke. Entweder werden diese dann im Anschluss und oft mit diversen Überstunden erledigt oder die Umsetzung der anderen Aktivitäten zieht sich mit jedem Ad-hoc Fall weiter in die Länge. Da stellt sich die Frage:

Wie kann man Prozesse optimieren und die Produktivität erhöhen?

Grundsätzlich steht eines fest: Ist der Anteil dieser sogenannten Firefighting-Situationen hoch, so bleibt kaum Zeit für die Verbesserungen und die Weiterentwicklung des Unternehmens. Doch genau dieses ist entscheidend, um aus dem akuten Brandlösch-Modus herauszukommen.

Schauen wir zunächst einmal, was Feuerwehrjobs eigentlich charakterisiert.

Die Feuerwehr ist eine Organisation, die Hilfe leistet, um Menschen, Tieren und Sachwerte zu schützen, retten und bergen. Der Beruf gilt als einer der gefährlichsten und gleichzeitig auch als stark gesellschaftsunterstützend. Es ist definitiv kein einfacher Job, sondern kostet viel Kraft und Mut. Sowohl die intensive Ausbildung als auch die regelmäßigen Trainings, um fit zu bleiben und für den Ernstfall gut vorbereitet zu sein, ziehen viel Energie. Letztlich müssen Einsatzkräfte der Feuerwehr auf viele geistige und körperliche Herausforderungen vorbereitet sein. Dazu gehören alle Arten von Wetterbedingungen, von eisigen Temperaturen bis zur glühenden Hitze. Sie müssen sich auch auf jede Art von Verletzung oder Krankheit einstellen, die jederzeit und ohne Vorwarnung während eines Einsatzes eintreten kann.  Es ist eben nicht nur das Kätzchen auf dem Baum, sondern bei einem Brand, Überschwemmung oder Autounfall ist oftmals vorher nicht klar, was sie dort erleben werden. Feuerwehrleute müssen unter Umständen auch viele Stunden unter schwierigen Bedingungen arbeiten. Ruhephasen sind notwendig. Auf Dauer ist das pure Firefighting nicht machbar. 

Kernelement ist für mich dabei, dass immer und immer wieder Abläufe und kritische Szenarien geübt werden. Vergleiche ich dies mit den Unternehmensaktivitäten, also jene, die allgemein als "Firefighting" Aktionen betitelt werden, so sind diese Tätigkeiten nicht besonders strukturiert oder laufen sonderlich geübt ab. Es ist eher ein AKTIONISMUS, als ein ganz bedachtes Brandlöschen.

Übrigens war ich selbst zwar nicht in der Feuerwehr, jedoch ein paar Monate beim Technischen Hilfswerk (THW) in der Grundausbildung. In der Woche gab es abends feste Übungszeiten und zusätzlich wurde ich auch für die Wochenenden gerne direkt mit verplant. So spannend ich die Arbeit mit den "schweren" Geräten auch fand, so viel Zeit konnte und wollte ich damals nicht geben. Ich habe den Aufwand des Trainings und Übens von Einsatzszenarien eindeutig unterschätzt, und konnte (und wollte) es mit meiner damaligen Managementposition nicht vereinbaren. Und ehrlich gesagt ist auch das hierarchisch geprägte Umfeld nicht gerade das, worin ich als "türkis-gelb-grüne"-Persönlichkeit* besonders gerne arbeite. =)  Was ich definit gelernt habe, dass richtiges Firefighting kein bloßer Aktionismus ist, sondern mit sehr viel Übung, Erfahrung, Disziplin, klarer Führung und festen Routinen einhergeht.

So, nach dem kleinen Exkurs nun aber zurück zum Umgang mit Problemen in Organisationen.

Eine weitere Aktivität in Unternehmen ist das TROUBLESHOOTING. Hierunter ist der Umgang mit Problemen und Fehlern zu verstehen. Troubleshooting bezeichnet das systematische Abstellen von Problemen. D.h. es geht um das Analysieren und Verstehen der auftretenden Fehler, mit dem Ziel, die Grundursache abzustellen. Im Vergleich zum bloßen Aktionismus ist das Troubleshooting somit eine Weiterentwicklung  der Problemlösungskompetenz in der Organisation, da nicht nur das Symptom bekämpft, sondern versucht wird, die Ursache zu erkennen und zu eliminieren. Diese Herangehensweise, so systematisch mit Problemen umzugehen, kostet zunächst mehr Ressourcen, bedeutet aber mittelfristig einen deutlichen Gewinn sowohl hinsichtlich der Produktivität als auch bezüglich der Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Gerade der letzte Punkt ist in Zeiten des Fachkräftemangels nicht zu unterschätzen.

Es stellt sich die Frage, wie kann man Prozesse optimieren und welche Strategie sollte verfolgt werden, damit wir die Produktivität erhöhen können.

Hierfür braucht es im Grunde eine DREI-TEILIGE STRATEGIE, deren Einzelsysteme miteinander vernetzt sind.

1. Ursachen-eliminierendes Troubleshooting
2. Kontrolliertes Firefighting mit System
3. Vorausschauende Prozesskontrolle

Je nach Reifegrad, d.h. also nach Entwicklungsstand deiner Organisation verschieben sich die jeweiligen Anteile.  Es gilt nach und nach die Brandherde zu löschen und ganz bewusst in eine überwachende, vorausschauende Kontrollfunktion zu gehen. Hier setzt das Lean Management an. Schritt für Schritt wird so der geplante, also vorausschauende Anteil immer größer. Ziel ist es, entspannter zu arbeiten und den Stress aus dem Alltag zu verbannen. =)

Du hast genug vom Aktionismus und Lust dich auf die Reise zu begeben? Dann lass uns sprechen! Buche dir hier einfach ein kostenfreies, telefonisches Kennlern-Gespräch und wir schauen, wie ich dich bei deinem Vorhaben unterstützen kann.

*******************************************************************************

* Basierend auf der Persönlichkeitsanalyse "Profile Dynamics".  Die Farben spiegeln meine persönlichen Motive und Bedürfnisse wider und bilden mein Wertesystem, also meine Weltanschauung. Je mehr diese Werte meiner Aufgabe, dem Arbeitsumfeld und der Art und Weise der Zusammenarbeit entsprechen, desto höher ist auch meine Motivation. Interessanterweise gibt es einen ähnlichen Ansatz, mit dem die Entwicklung und der Reifegrad einer ganzen Organisation anhand des Models "Spiral Dynamics" eingeschätzt wird.